Privacy Policy – MALL Automate
Laatst bijgewerkt: [13-11-2025]
Deze Privacy Policy beschrijft hoe MALL Automate persoonsgegevens verwerkt van klanten, websitebezoekers en gebruikers van onze diensten. Wij waarborgen zorgvuldige, veilige en transparante verwerking van alle gegevens die wij ontvangen of verwerken.
1. Wie wij zijn
MALL Automate
Website: www.mallautomate.nl
E-mail: info@mallautomate.nl
MALL Automate is verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die via onze website of bij contact met ons worden verwerkt.
Voor gegevens die wij verwerken binnen de Microsoft 365-tenant van de opdrachtgever treden wij op als verwerker.
2. Welke persoonsgegevens wij verwerken
Wij verwerken uitsluitend persoonsgegevens wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening.
2.1 Gegevens die je zelf aan ons verstrekt
- Naam
- Bedrijfsnaam
- E-mailadres
- Telefoonnummer
- Factuurgegevens
- Inhoud van berichten of supportverzoeken
2.2 Gegevens binnen klantomgevingen (Microsoft 365)
Voor het configureren van automatiseringen verwerken wij uitsluitend gegevens binnen de tenant van de opdrachtgever, zoals:
- E-mailmetadata (bijv. afzender, onderwerp, labels)
- Accounts en toegangen die door de opdrachtgever worden verstrekt
- Workflow-gerelateerde gegevens
Deze gegevens worden nooit door MALL Automate buiten de omgeving van de opdrachtgever opgeslagen.
2.3 Websitegegevens
Bij bezoek aan onze website kunnen automatisch technische gegevens worden verzameld (bijv. paginabezoek, apparaat- of browsergegevens).
3. Doeleinden van verwerking
Wij verwerken persoonsgegevens voor:
- Communicatie en beantwoording van vragen
- Voorbereiding en uitvoering van overeenkomsten
- Het leveren en onderhouden van automatiseringsdiensten
- Administratie en facturatie
- Verbetering van onze dienstverlening
- Voldoen aan wettelijke verplichtingen
4. Grondslagen
Wij verwerken gegevens op basis van:
- Uitvoering van een overeenkomst
- Wettelijke verplichtingen
- Gerechtvaardigd belang
- Toestemming (indien van toepassing voor websitefunctionaliteit)
5. Bewaartermijnen
- Klant- en contactgegevens: maximaal 2 jaar na afloop van de samenwerking
- Factuur- en administratiegegevens: 7 jaar (wettelijke verplichting)
- Gegevens binnen Microsoft 365: geen opslag door ons buiten de klantomgeving
- Supportgegevens: maximaal 1 jaar na afhandeling
6. Delen van gegevens
MALL Automate deelt persoonsgegevens alleen wanneer dat noodzakelijk is, bijvoorbeeld met:
- IT- en hostingpartijen die onze systemen ondersteunen
- Microsoft-diensten binnen de klantomgeving
- Wettelijke instanties indien verplicht
Met partijen die namens ons gegevens verwerken wordt een verwerkersovereenkomst gesloten.
7. Gegevensverwerking binnen Microsoft 365
Onze diensten vinden plaats binnen de Microsoft 365-tenant van de opdrachtgever. Daarbij geldt:
- Geen externe opslag of overdracht van persoonsgegevens door MALL Automate
- Tijdelijke toegang wordt uitsluitend verleend door de opdrachtgever
- Toegang vervalt bij afronding van werkzaamheden of beëindiging van de overeenkomst
- Wij volgen de beveiligingsrichtlijnen van Microsoft
8. Beveiliging
Wij hanteren passende maatregelen, waaronder:
- Multifactor-authenticatie voor accounts
- Versleutelde communicatie
- Strikte toegangscontrole
- Logging van systeemactiviteiten
- Minimale toegang (least privilege) binnen klantomgevingen
9. Rechten van betrokkenen
Betrokkenen hebben recht op:
- Inzage
- Rectificatie
- Verwijdering
- Beperking van verwerking
- Overdraagbaarheid
- Bezwaar
- Intrekken van toestemming
Verzoeken kunnen worden ingediend via info@mallautomate.nl.
Wij reageren binnen 30 dagen.
10. Cookies
Onze website gebruikt cookies om de werking van de site te verbeteren.
Functionele cookies
Noodzakelijk voor het correct werken van de website. Deze worden altijd geplaatst.
Analytische cookies
Gebuiken wij uitsluitend om geanonimiseerde informatie te verzamelen over het gebruik van de website, zodat wij deze kunnen verbeteren. Deze gegevens worden niet gebruikt om bezoekers persoonlijk te identificeren.
Geen marketing- of trackingcookies
Wij plaatsen geen cookies van derden voor advertentie- of trackingdoeleinden, tenzij dit later expliciet wordt toegevoegd en bezoekers hiervoor toestemming geven.
Bezoekers kunnen cookies beheren via de instellingen van hun browser.
11. Klachten
Heb je zorgen over de verwerking van persoonsgegevens?
Neem contact op via info@mallautomate.nl.
12. Wijzigingen
Deze Privacy Policy kan worden gewijzigd wanneer onze diensten of wetgeving veranderen. De nieuwste versie staat altijd op onze website.